LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
Los libros y registros constituyen las herramientas fundamentales para obtener información, evaluar la eficiencia y desempeño de las diversas áreas y cumplir adecuadamente sus obligaciones.
ANTECEDENTES
Según Resolución de Superintendencia No. 234-2006/SUNAT, donde se establecieron las normas referidas a los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Antes de que entre en vigencia la resolución No. 234-2006/SUNAT, las normas que regulaban los libros y registros no había uniformidad y había normas diversas que hacían compleja su utilización y se contradecía con el principio de simplicidad.
Con Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT El 01 de Julio del 2010, entraría en Vigencia los libros electrónicos, pero fue aplazada el 22 de Diciembre del 2010 según Resolución N° 329 – 2010 SUNAT donde se establece que los ejercicios 2011 y 2012 sean para afiliación a Programa de Libros Electrónicos (PLE), y el Primero de Enero del 2013 de forma obligatoria el uso de este sistema a todos los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
1. OBJETIVOS DE LA RS 234-2006/SUNAT
Los objetivos son el regular en un solo cuerpo legal:
· El procedimiento de autorización de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
· Las normas referidas a los plazos máximos de atraso y la pérdida o destrucción de los mismos.
· La forma en que deberán ser llevados, la información mínima y formatos que los integran.
· Las normas que regulen los libros y registros exigidos por la Ley del Impuesto a la Renta.
· Establecer otros requisitos de los Registros de Consignaciones, de Ventas e Ingresos y de Compras.
· LIBRO CAJA Y BANCOS
· LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
· LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
· LIBRO DE RETENCIONES INCISOS
· LIBRO DIARIO
· LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO
· LIBRO MAYOR
· REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
· REGISTRO DE COMPRAS
· REGISTRO DE CONSIGNACIONES
· REGISTRO DE COSTOS
· REGISTRO DE HUÉSPEDES
· REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS
· REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
· REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
· REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES
· REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES
· REGISTRO DE RETENCIONES
· REGISTRO IVAP
· REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES
· LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
· LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
· LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO
· LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES
· LIBRO DE PLANILLAS
2. LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.
3. OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIÓN
Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:
a. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior.
b. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
c. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.
4. EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.
Cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas. Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
5. FORMA DE LLEVADO DE LOS LIBROS Y REGISTROS
Los libros y registros que se encuentren obligados a llevar, deberán:
b. Contener el registro de las operaciones:
· En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre-determinado.
· De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
· Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda. En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.
c. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.
d. Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.
e. Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable.
6. MODIFICACIÓN DE LA DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL
El deudor tributario que modifique su denominación o razón social deberá comunicar a la SUNAT. Continuara utilizando los libros y registros vinculados a asuntos tributarios con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen, para registrar las operaciones siguientes al acuerdo de modificación de denominación o razón social. En este caso, se deberá consignar adicionalmente mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior.
7. COMUNICACIÓN DE LA PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN
Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el Código Tributario.. En todos los casos se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artículo.
8. PLAZO PARA REHACER LOS LIBROS Y REGISTROS
Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes. De requerirse un plazo mayor por razones debidamente justificadas, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación.
Para efecto de lo señalado:
a. El deudor tributario deberá contar con la documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción.
b. Los plazos se computarán a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.
9. CONTABILIDAD COMPLETA
Los libros y registros que integran la contabilidad completa, para efectos del inciso b) del tercer párrafo del artículo 65° de la Ley del IR, son los siguientes:
a. Libro Caja y Bancos.
b. Libro de Inventarios y Balances.
c. Libro Diario.
d. Libro Mayor.
e. Registro de Compras.
f. Registro de Ventas e Ingresos.
Asimismo, los siguientes libros y registros integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:
a. Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del IR.
b. Registro de Activos Fijos.
c. Registro de Costos.
d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
e. Registro de Inventario Permanente Valorizado
10. PLAZOS MAXIMOS DE ATRASOS
· DIEZ (10) DÍAS HÁBILES
- Libro de ingresos y Gastos.
- Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art.34°deL IR
- Registro de Compras
- Registro de Consignaciones
- Registro de huéspedes
- Registro de Ventas e ingresos
- Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS 266 - 2004
- Registro del Régimen de Percepciones
- Registro del Régimen de Retenciones
- Registro IVAP
- Registro Auxiliar de Adquisiciones
· TRES (03) MESES
o Mensual:
- Libro Caja y Bancos
- Libro Diario
- Libro Diario de Formato Simplificado
- Libro Mayor
- Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas
- Registro de Inventario permanente Valorizado
o Anual:
- Libro de Inventarios y Balances
- Registro de Activos Fijos
- Registro de Costos
11. PROGRAMA DE LIBROS ELECTRONICOS
Mediante Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y sus modificatorias se establecen las disposiciones para que los contribuyentes puedan implementar el llevado de sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica, las cuales están vigentes desde el 01 de julio de 2010. Según resolución de Superintendencia N° 329 – 2010/SUNAT. Se resuelve que la entrada obligatoria de los Libros Electrónicos, es a partir del
Primero (01) de Enero del 2013 siendo los ejercicios 2011 y 2012 para su respectiva afiliación y adecuación.
El Programa de Libros Electrónicos – PLE es el aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias de los Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado al Sistema de Libros Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y obtener la Constancia de Recepción de la SUNAT
El PLE también tiene otras funcionalidades, como:
- La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado
- La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva.
- La consulta del historial, y
- Los reportes de los libros y registros electrónicos.
12. BENEFICIOS DE LIBROS ELECTRONICOS
· Eliminación de los costos de libros manuales u hojas sueltas o continuas: mejora la ecología.
· Eliminación de los costos de legalización, ante los Notarios.
· Eliminación de costos administrativos: almacenamiento físico y custodia.
· Mayor eficiencia en los procesos de búsqueda, clasificación y envío de información contable y tributaria.
13. ¿QUIÉNES PUEDEN UTILIZAR EL PLE?
- Este obligado a llevar algún libro y/o registro señalados en el Anexo N° 1 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT.
- Tenga la condición de domicilio fiscal Habido en el Padrón del Registro Único de Contribuyentes RUC que lleva la SUNAT.
- No se encuentre en Estado de Suspensión Temporal o de Baja de Inscripción en el RUC.
- La descarga e instalación del PLE es libre, pero al momento de utilizarlo debe tener presente que para ejecutar el menú de opciones de la versión vigente del PLE tiene que tener acceso a Internet y utilizar su Clave SOL.
- Podrá utilizar el PLE para enviar el Resumen de la información de los Libros Electrónicos a partir del primer día del mes siguiente del cual se afilió al Sistema de Libros Electrónicos.
Algunos de los libros indicados en el Anexo N° 1 son:
1 LIBRO CAJA Y BANCOS
3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA
5 LIBRO DIARIO
5A LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO
6 LIBRO MAYOR
7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES
10 REGISTRO DE COSTOS
12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS
13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
14. ¿CÓMO ME AFILIO AL SISTEMA DE LIBROS Y REGISTROS ELECTRÓNICOS?
Cabe precisar que, los deudores tributarios ejercerán la opción de afiliarse al Sistema al enviar por primera vez el Resumen (documento electrónico generado por el PLE que contiene determinada información según el tipo de libro o registro) de alguno de los libros y/o registros.
Cabe resaltar que, para afiliarse al sistema se deben seguir los siguientes pasos:
• Ingresar con su Clave SOL a SUNAT Operaciones en Línea – SOL.
• Selecciona e ingresar la información que el sistema le solicite
• Imprimir la Constancia de Afiliación respectiva.
Resulta importante resaltar que, la afiliación al sistema surtirá efecto con su registro y tendrá carácter definitivo, por lo que una vez realizada no procederá la desafiliación.
EFECTOS DE LA AFILIACIÓN
a) La obligación por parte del contribuyente de llevar los libros y/o registros de manera electrónica.
b) La autorización a la SUNAT para que mediante el Programa de Libros Contables se genere un documento con la información del tipo de libro o registro generado.
c) La obligación de los deudores tributarios afiliados al Sistema de cerrar los libros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes precedente al anterior al de su afiliación al sistema o, en el ejercicio precedente a ésta.
Una vez afiliado al sistema, el contribuyente hará uso del programa para el envío del Resumen de sus Libros Electrónicos a partir del mes siguiente a dicha afiliación
15. PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR LOS LIBROS DE MANERA ELECTRÓNICA
El contribuyente una vez afiliado al Sistema, debe obtener el software Programa de Libros Electrónicos - PLE desde SUNAT Virtual, e instalarlo en su computadora.
El contribuyente genera, en sus propios sistemas de contabilidad, los libros y/o registros (archivos de formato texto).
El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la información de los libros y registros elaborados por los sistemas de contabilidad de los contribuyentes en base a las estructuras del Programa (PLE), y genera automáticamente un archivo denominado Resumen.
Dicho Resumen debe ser enviado por el contribuyente a la SUNAT, a través del PLE haciendo uso de su Clave SOL.
La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de Recepción respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepción así como la firma electrónica de la SUNAT.
16. ATRASO DE LOS LIBROS Y/O REGISTROS ELECTRÓNICOS
La presente disposición establece que cuando se envíe el Resumen y, se emita la constancia de recepción fuera de los plazos establecidos por la Resolución N° 234-2006/SUNAT, la SUNAT considerará que el registro se ha efectuado con atraso mayor al permitido.
Asimismo, en caso de comunicación de pérdida o destrucción deberá ser efectuada, cuando se produzca la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de sus Libros y/o Registros Electrónicos y de los ejemplares.
Pérdida o destrucción
Plazo para comunicar: 15 días
Plazo para rehacer
Plazo para rehacer: 60 días, cuando no se cuente con un ejemplar adicional
Plazos máximos de atraso
Mensual: 10 días hábiles, 3 meses
Ejercicio - Anual: 3 meses
17. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS ELECTRÓNICOS.
Los deudores tributarios afiliados al Sistema, mientras el tributo no este prescrito, deberán conservar los libros y/o registros electrónicos en un medio de almacenamiento magnético, óptico u otros similares.
Cabe precisar que, si con posterioridad a la afiliación, es designado Principal Contribuyente deberá comunicar a la SUNAT la dirección del establecimiento donde conservará el ejemplar adicional a través del Programa de Libros Electrónicos. El cambio del establecimiento donde se conserva el ejemplar deberá ser comunicado a la SUNAT a través del Programa de Libros Electrónicos.
18. CIERRE DE LOS LIBROS ELECTRÓNICOS
Los deudores tributarios afiliados al Sistema de llevado de libros y registros electrónicos deberán cerrar sus libros y/o registros electrónicos cuando se encuentren en alguna de las situaciones por las que según la R.S No. 210-2004/SUNAT y normas modificatorias deben solicitar la baja de inscripción en el RUC. Cuando no exista la obligación de llevar alguno de los libros y/o registros electrónicos de acuerdo a la normatividad vigente, los deudores tributarios afiliados podrán optar por cerrar los mismos.
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